در آستانه برنامه توسعه چهارم و ضرورتهاي جهاني شدن، شرايط رقابتي تري در سازمانها فراهم شده است. پروژه هاي بزرگ صنعتي، عمراني و توسعه اي بايد با هزينه هاي كمتر و به موقع انجام شود تا سازمانها بتوانند در عرصه رقابتي امروز به فعاليتهاي خود ادامه دهند. لازمه اين امر توسعه دانش و مهارتهاي مديريت پروژه در ميان متخصصان و مديران پروژه است.

به همين دليل نخستين كنفرانس بين المللي مديريت پروژه با هدف همراهي در توسعه علمي و صنعتي كشور و با همت دانشگاه صنعتي اصفهان و همكاري مراكز علمي و تحقيقاتي و سازمانهاي فعال در زمينه مديريت پروژه در اسفندماه سال 83 برگزار شد.

در اين كنفرانس محورهاي تخصصي و بااهميتي موردمطالعه و بررسي قرار گرفتند. محورهايي چون: مديريت استراتژيك پروژه با هدف مطالعه امكان سنجي پروژه ها، روشهاي تامين مالي و سرمايه گذاري پروژه ها و نيز نقش قوانين و مقررات در تدوين و اجراي پروژه، تكنيك هاي مديريت پروژه با هدف معرفي فناوري اطلاعات و ارتباطات در مديريت پروژه، مديريت ريسك، مديريت زمان و مديريت و مهندسي ارزش، سازماندهي پروژه با هدف معرفي نقش رهبري و كار تيمي در اجراي پروژه ها و مديريت دانش در پروژه با هدف بررسي مشكلات، تجارب و راهكارهاي مديريت پروژه در ايران، مستندسازي و استانداردسازي مديريت پروژه و نيز ارزيابي موفقيت پروژه و بلوغ سازماني. در ادامه خلاصه اي از برخي مقالات برگزيده را با هم مي خوانيم.

امكان سنجي پروژه ها
مطالعات امكان سنجي پروژه ها با رويكرد كار تلفيقي مديريت ريسك و مهندسي ارزش عنوان مقاله اي بود كه توسط آقايان دكتر احد نظري، استاديار دانشگاه شهيد بهشتي و كامران قوامي فر، كارشناس مديريت پروژه و مهندسي ارزش سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور مطرح شد. به اعتقاد نويسندگان اين مقاله دانش مديريت پروژه با هدف اجرا و تكميل پروژه در چارچوب اهداف موردنظر با صرف حداقل منابع درقالب راهكارهاي مدون و تعريف شده بـــراي انجام پروژه ها به وجود آمده و تـــوسعه يـــافته است.

مديريت پروژه مجموعه اي از فرايندها است كه با هدف انجام موفقيت آميز پروژه در طول چرخه عمر آن به كار گرفته مي شوند. چرخه عمر پروژه از طرح ايده و پيدايش پروژه آغاز مي شود و تا شروع به بهره برداري از پروژه ادامه مي يابد. مدير پروژه در كليه مراحل چرخه عمر پروژه موظف به انجام فعاليتهاي مرتبط با هريك از فرايندهاي مديريت پروژه مشتمل بر مديريت تداركات، ارتباطات، كيفيت، زمان، هزينه، يكپارچگي، ريسك، ذي نفعـــان، محدوده و منابع انساني مي باشد. تاكيد و حساسيت كارفرمايان و سرمايه گذاران براي اجراي مطلوب پروژه ها توأم با كاهش اشتباهات و اتلاف منابع، نياز به شناخت و كاربرد ابزارهاي مديريت را درپي داشته است. در اين ارتبــــاط ضرورت سرمايه گــذاري هاي فراوان بر روي كلان پروژه هـــــا و مشكلات و مسايل مديريتي اين گونه پروژه ها كه به طور ذاتي با مخاطرات بيشتري مواجه هستند و اتمام آنها در چارچوبهاي زمان، هزينه و مشخصات فني و كيفي مصوب به دشواري حاصل مي شود، توجه به مقوله ريسك در اين پروژه ها را افزايش داده است. از سوي ديگر برخي ابزارهاي نوين مديريتي مانند مهندسي ارزش نيز قابليتهاي خود را درعمل به اثبات رسانيده و پس از گذشت نيم قرن از زمان طرح خود، گسترش جهاني داشته اند و هرساله بر تعداد پروژه هايي كه از اين ابزارها در چرخه عمر خود استفاده مي كنند افزوده مي شود. مهندسي ارزش به واسطه اتكا بر كارگروهي و خردجمعي و قابليت انعطاف برنامه كاري خود در كنار بسياري از فرايندهاي مديريت پروژه قــابل استفاده بوده و موجب ارتقاي نتايج آنها مي شود، از اين رو موردتوجه ويژه است.

باتوجه به توضيحات بالا، از آنجا كه مرحله امكان سنجي پروژه ها اولين مرحله از چرخه عمر و به تعبير بسياري ازمتخصصان مهمترين مرحله آن مي باشد زيرا در اين مرحله موثرترين تصميم هاي پروژه اتخاذ مي شود و بالاترين درجه نامعيني نيز وجود دارد.

بدست آوردن هزينه هاي واقعي پروژه
كوروش خانجانزاده از شركت بلندپايه يكي ديگر از سخنرانان در اين كنفرانس بود. وي با ارائه رويكردي سيستماتيك به بررسي چگونگي كنترل هزينه در اجراي پروژه ها پرداخت. آقاي خانجانزاده در بخشي از سخنان خود گفت: مطابق با طبقه بندي انستيتوي مديريت پروژه، دانش مديريت پروژه به نُه بخش به شرح زير تقسيم مي گردد: 1 - مديريت يكپارچگي پروژه، 2 - مديريت محدوده پروژه، 3 - مديريت زمان پروژه، 4 - مديريت هزينه پروژه، 5 - مديريت كيفيت پروژه، 6 - مديريت منابع انساني پروژه، 7 - مديريت ارتباطات پروژه، 8 - مديريت ريسك پروژه و 9 - مديريت تداركات پروژه.

طبق تعريف، هر پروژه مي بايست در چارچوب زماني معين، با صرف ٍبودجه مشخص و با كيفيت معلوم به اهداف از قبل تعريف شــــده براي آن دست يابد. بنابراين مي توان گفت مديريت هر پروژه براي نيل به اهداف آن، در چارچوب سه محدوديت هزينه، زمان و كيفيت صورت مي پذيرد. مي توان اين طور نتيجه گرفت كه مديريت هزينه، زمان و كيفيت نسبت به ساير محدوده هاي مديريت پروژه داراي اولويت بيشتري بوده و پرداختن به اين بخشها از مديريت پروژه نسبت به ساير بخشها برتر است. حتي مي توان گفت كه از ميان سه محدوده يادشده، مديريت هزينه داراي اهميت بيشتري نسبت به ساير آنها است. زيرا به زمان و كيفيت انجام پروژه حداقل به علت فشارها و كنترلهاي اعمال شده از سوي كارفرما توجه كافي مي شود، اما متاسفانه مباحث مربوط به مديريت هزينه اغلب موردغفلت واقع مي شوند.

درميـــان فرايندهاي مديريت هزينه، اصلـــي ترين و مهمترين فرايند، كنترل هزينه مي باشد. در اين فرايند، هزينه هاي واقعي اجراي كارهاي پروژه، به دست آمده، با بودجه پروژه مقايسه شده، انحرافات نسبت به بودجه مشخص و برنامه پروژه برطبق واقعيات كاري اصلاح مي گردد. حتي مي توان اين طور بيان نمود كه درواقع بزرگترين مانع بر سر راه عملياتي و اجرايي شدن مديريت هزينه در پروژه، فقدان يك سيستم كاربردي براي اجراي فرايند كنترل هزينه در پروژه مي باشد.

كنتـــــرل هزينه نيز داراي چهار فرايند مي باشد. اولين فرايند در سيستم كنترل هزينه به دست آوردن اطلاعات عملكرد هزينه اي پروژه است.
درواقع بدون داشتن اين اطلاعات، نه تنها مي توان فرايند كنترل هزينه را به درستي به انجام رساند، بلكه به تبع آن، سيستم مديريت هزينه پروژه نيز ناقص باقي خواهدماند. بنابراين مي توان گفت مهمترين بخش كار در سيستم، بدست آوردن اطلاعات عملكرد هزينه اي پروژه مي باشد.

نقش فناوري اطلاعات در مديريت پروژه
آقايان فرزاد طرهاني، عضو هيأت علمي دانشگاه صنعتي مالك اشتر و محسن زندي، كارشناس ارشد مجتمعICT نقش IT را در مديريت پروژه مطرح كردند. اين دو معتقدند كه فناوري اطلاعات شامل علوم رايانه، ارتباطات، شبكه سازي و سيستم هاي اطلاعاتي مي شود و كاربردهاي متنوع فناوري اطلاعات در زمينه هاي مختلف باعث شده است كه به نقشي راهبردي در سازمانها تبديل شود.

سخنرانان به نيازهاي اطلاعاتي پروژه ها اشاره كردند و افزودند، يك پروژه نيازمند اطلاعات بسياري در مراحل مختلف و ابزارهاي زيرمجموعه خود هستند كه از طريق IT به راحتي مي توان به آنها دست يافت. استفاده از فناوري اطلاعـات، فرايندهاي نوآوري و ارايه محصولات و نيز دوره حيات محصول را كوتاه تر از گذشته كرده است. پس براي بقا و رقابت پذيري لازم است مديريت پروژه هرچه سريعتر و بااستفاده از اطلاعات و انتقال سريع آنها مدت اجراي پروژه ها را كاهش دهد و محصولات مورد نظر خود را با سرعت و مشتري پسند وارد بازار نمايند.

در بخش ديگـــري از اين سخنراني به طرح ريزي دوباره فرايندهاي اجراي پروژه ها اشاره شد كه اين كار به كمك دانش IT صورت مي گيرد.
استفاده از الگوهاي همگامي و مشاركت بخش هاي مختلف فرايند مديريت پروژه بيش از پيش ما را به استفاده از فناوري اطلاعات ترغيب مي كند.
از طريق IT يك تيم كاري مي تواند از اعضاي مختلفي در سطح جهان تشكيل شود و از طريق شبكه قادر به تبادل اطلاعات مورد نياز باشند. به اين ترتيب محدوديت مكاني و جغـــــرافيايي براي اعضاي تيم پروژه از بين مي رود.

از سوي ديگر به كمك امكان ايجاد بانكهاي اطلاعاتي با ظرفيت بالا و با دسترسي ســـريع و دقت مناسب فراهم مي شود و هزينه هاي نگهداري و به روزرساني اطلاعات را كاهش مي دهد و نيز از انجام كارهاي موازي جلوگيري مي شود، در واقع به كارگيري فناوري اطلاعات و روشهاي همزماني، ديدگاه مديريت پـروژه در مراحل مختلف اجراي پروژه ها از حالت سنتي خارج و اثربخشي لازم در آن به وجود مي آيد.

سخنرانان در بخش ديگري از سخنان خود كاربرد و مزاياي استفاده از در مديريت پروژه را اين گونه بيان كردند: باتوجه به سطح اثرگذاري فناوري اطلاعات روي فعاليتهاي پروژه ها، كاربردهاي آن را مي توان در افزايش كارايي، افزايش اثربخشي و كسب مزيت راهبردي خلاصه كرد و مزيت هاي آن عبارتند از:
- چرخه كوتاهتر عمر محصول؛
- تاكيد در افزايش كيفيت و اعتماد؛
- محصول مشتري پسند؛
- توليد به موقع و حذف انبار واستفاده از رايانه در طراحي و توليد.
به طور كلي مي توان گفت، استفاده از فناوري اطلاعات در مديريت پروژه امري اجتناب ناپذير جلوه مي كند واين مساله موقعي جلب نظر مي كند كه هزينه هاي پروژه و زمان اجراي آن كوتاهتر شده و محصول با سرعت بيشتري به دست مشتري رسانده شود و در نهايت سوددهي و بهره وري را هرچه بالاتر ببرد.

به كارگيري فناوري اطلاعات با كاهش هزينه هاي مربوط به جمع آوري، طبقه بندي وانتقال اطلاعات، حذف فاصله ها، افزايش راندمـــان تيم هاي تحقيقاتي، تبديل سريع يافته هاي علمي به مدلهاي مجازي و متعاقب آن واقعــــــي، كاهش زمان نمونه سازي و شبيه سازي فرايندها، افزايش انعطاف پذيري در فعاليتها و در كل سيستم پروژه با كاستن از زمان تكوين و توسعه محصول، كاهش زمان توليد و كاهش قيمت تمام شده و تطابق بيشتر مشخصات محصول با خواست هاي بازار، باعث افزايش ســودآوري در ارائه محصول مي شود.

باتوجه به مطالب مطرح شده مي توان نتيجه گرفت كه ايجاد سيستم مديريت پروژه قطعاً بايد با توسعه و به كارگيري فناوري اطلاعات همراه باشد تا ضمن دستيابي به ادبيات نوين جهاني كه زبان مشتركي است كه IT به ارمغان مي آورد، با كاهش هزينه هاي پروژه اثربخشي اين سيستم را افزايش دهد. پس با توجه به فناوري اطلاعات و تاثير شگرف آن درحوزه مديريت پروژه به نظر مي رسد مدير پروژه بايد شرايط و اقداماتي به شرح زير ايجاد نمايد تا به نحو موثر بتواند از اين ابزار در مديريت پروژه هاي خود بهره مند شود:

1 - بسترسازي لازم جهت به كارگيري IT در روند اجراي پروژه.
2 - تشويق زيرمجموعه ها جهت استفاده از فناوري اطلاعات.
3 - تلاش مستمر جهت انطباق پروژه ها و زيرمجموعه ها با شرايط جديد.
4 - يادگيري و ترويج به كارگيري فناوري هاي مرتبط باIT مانند CAM/CAD/CAE در فرايندهاي طراحي، ساخت، مهندسي و همگاني كردن آن در سطح كل پروژه.
مديريت پايداري پروژه
يكي ديگر از سخنرانان اين كنفرانس خانم مهشيد يزدان پناه مديرعامل انستيتو مهندسي كيفيت بود.

وي درمقاله خود به بررسي مديريت پايداري پروژه و تيم هايي كه در درون پروژه ها مي توانند نقشهاي بسيار مثبتي ايفا نمايند، پرداختند كه با هم گوشه اي از سخنان ايشان را در اين باره مي خوانيم:

با پيچيده تر شدن روزافزون صنايع مختلف و ايجاد فصــــــل مشترك هاي گسترده تر ميان بخشهاي مختلف صنعتي و شايد مهم تر از اين دوعامل، ارتباط تنگاتنگ اقتصاد، فرهنگ، سياست و صنعت با توسعه پايدار، ضرورت بهره گيري هدفمند و سيستماتيك از تيم هاي CROSS FUNCTIONAL در درون پروژه هــا و پا به پاي آن در فصل مشترك پروژه هــا با ذينفع هاي آن افزايش مي يابد. بدون شك يكي از مباحث ارزنده اي كه با تدوين و جاري سازي آن مي توان كمك شاياني به كارآيي و اثربخشي مديريت پروژه نمود، جايگاه اين تيمها در چرخه عمر پروژه است. اين سوء تفاهم كه پروژه هاي فرعي مي توانند اين نقش را براي تيم پروژه بازي كنند، نخست مرا بر آن داشت كه موضوع مقاله را به اين تيمها درون پروژه و در چارچوب مديريت پروژه ببينم. اما مطالعات اوليه، موضوع مهم تر و شايد لازم تري را پيش آورد. واقعيت اين است كه اين تيمها در بعد كلان PROJECT SUSTAINABILITY MANAGEMENT را ياري مي رسانند. به بيان روشن تر دليل وجودي اين تيم ها در ساختار مديريت پروژه ايجاد گفتگوي روشن و شفاف در مورد تاثيرپذيري و تاثيرگذاري بخشهاي تخصصي مختلف بر يكديگر و اتخاذ شيوه هاي مستند تصميم گيري در انتخاب هاست. كاري كه به هيچ وجه از عهده تيمهاي پروژه فرعي در ساختار مديريت پروژه بر نمي آيد.

در سطح كلان همان طور كه پروژه هاي طراحي و ساخت به پروژه هاي عمراني يا ملي و بين المللي تبديل مي شوند، ابعاد اين تاثيرپذيري و تاثيرگذاري بين بخشي، از يك قشر يا طبقه به يك ملت و از يك دهه به چنددهه و از يك ميليارد به ده ها ميليارد گسترش مي يابد. حتي ممكن است مسائلي مانند؛ حاشيه نشيني، مهاجرت، بيكاري، زيان به منابع طبيعي، آلودگي محيط زيست و تهديد سلامتي يك منطقه را به همراه داشته باشد.

با رشد و توسعه دانــايي بشر درباره سيستم هاي اكولوژيك، توجه و مراقبت از منابع در فعاليتهاي مختلف انسان، نقش تعيين كننده تري به خود گرفته است. به گونه اي كه صاحبان پروژه هاي مختلف عمراني، اقتصادي و حتي فرهنگي سعي دارند با احداث و نوسازي تسهيلات و زيــرساختهاي مناسبي بهره گيري از منابع را اثربخش تر نمايند.

دست يابي به اين هدف پرسشي را براي مالكان پروژه ها مطرح مي كند كه آيا طرحها و فرايندهاي اجرايي پروژه آنها در راستاي توسعه پايدار قرار دارد؟ و چگونه مي توان پروژه اي را به اجرا در آورد كه به توسعه پايدار كمك كند و اين ميزان را سنجيد؟ وي در ادامه مي افزايد، اهداف توسعه پايدار به مسائل و مشكلات كل جامعه مانند گرم شدن زمين، تنوع انواع، دسترسي به آب سالم و منابع طبيعي و انرژي، نظر دارد. طبيعتاً پاسخگويي به چنين مسائل مهمي نيز به كل جامعه بر مي گردد، اما مالكان پروژه ها در فعاليتهاي عمراني و اقتصادي خود انتخابهايي را در اختيار دارند كه تاثير مستقيمـي بر اين مسائل دارد. به بيان روشن تر مالكان پروژه ها مي توانند و بايد الزامات مربوط به توسعه پايدار را تعريف و مشخص نمايند.

به منظور تدوين روشي كه بتواند نيل به اين اهداف را براي مالكان پروژه ميسر سازد، فدراسيـــون بين المللي مهندسان مشاور FIDIC و(1) اسناد و مداركي در اين زمينه دارد كه به چنين مسائل بنيادي مي پردازد. فرآيند مديريت پايداري پروژهPSM ، با برقراري همكاري بين مالك پروژه و مهندسان مشاور در زمينه انتخاب اهداف مناسب براي پروژه و تعيين شاخص هاي مربوط به توسعه پايدار، كمك مي نمايد كه ديدگاه مالك پروژه نسبت به هزينه هاي موجود متقاعد گردد.

از ويژگي هاي فرايند مديريت پايداري پروژه اين است كه نظر طرف هاي ذينفع در پروژه، پژوهش و... مورد توجه قرار مي گيرد، همانگونه كه با ديگر اهداف پروژه در طرح مديريت كيفيت پروژه برخورد مي شود.

PSM مالكان و مهندسان مشاور پروژه را قادر مي سازد كه براي برآورده ساختن خواستها و توجه به نگرانيها و مسائل طرفهاي ذينفع، به ابداع شاخص هايي متناسب با نياز بپردازند و در عين حال نشان دهند كه اين تمهيدات از پيوندي محكم و علت و معلولي با نگرانيها و اهداف بنيادي توسعه پايدار برخوردار هستند.

اين روش در ضمن اينكه تعهد كارفرمايان و مهندسان مشاور را بـــه توسعه پايدار نشان مي دهد، يك متدولوژي همسنجي عملكرد پروژه توسعه پايدار را نيز به دست مي دهد. نهايتاً نسبت به اين امر كه پيشرفت در يكي از ابعاد توسعه پايدار به بهاي ناديده گرفتن يك بعد ديگر نيست، اطمينان خاطر به وجــــود مي آورد.

موسسات صاحبنظر در مديريت پروژه، PSM را به عنوان عرصه تازه اي از مديريت دانش بـــــراي استفاده در پروژه ها پيشنهاد مي كنند تا به موازات عرصه هاي موجود مانند مديريت كيفيت، ريسك و يكپارچه سازي فعاليتها، مورد بهره برداري قرار گيرد. مهندسان مشاور و ديگر تصميم گيرندگان متخصص در پروژه هاي عمراني و اقتصادي از طريق اين روش مي توانند كارفرمايان را متقاعد سازند كه با به كارگيري فرآيندها سيستم هــا و تكنولوژي هاي جديد و سازگار با توسعه پايدار، ارزش جديدي به كار خود بيفزايند. اين روش باايجاد زمينه هاي مناسبي براي نوآوري سبب مي شود تا كليه طرف ها بتوانند در جوي سازنده با يكديگر همكاري كنند.